Que el cierre de año no lo tome por sorpresa. Aprenda a organizar sus cuentas y evite líos costosos.
Para muchos emprendedores, el cierre de año suena a fiesta y descanso, pero en el mundo de los negocios, este proceso es el ‘momento de la verdad’ para la sostenibilidad de su empresa. No se trata de un simple trámite operativo para llenar formularios; es una movida estratégica que impacta directamente qué tanta plata le queda en el bolsillo y qué tan buena es su reputación ante el mercado.
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Subestimar el cierre fiscal es el error número uno. Si sus cuentas no cuadran, se expone a sanciones, pagos de intereses que quitan el sueño, reprocesos que cuestan tiempo y dinero, e incluso investigaciones de peso por parte de la Dian (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales), la UGPP (Unidad de Pensiones y Parafiscales) o las Superintendencias. Como dice Lizette Filena Lora López de Optimal Solutions, estos errores no solo traen multas, sino que lo ponen bajo la lupa de las autoridades con fiscalizaciones profundas.
“El mayor riesgo está en subestimar el cierre fiscal. Muchas empresas lo asumen como un trámite operativo, cuando en realidad es un proceso que afecta los objetivos estratégicos de las organizaciones que impacta directamente la liquidez y la reputación corporativa”, advierte Martha Eugenia Pulido Socia fundadora Optimal Solutions.
Los fallos más comunes suelen estar en la falta de coherencia entre lo que usted declara y lo que realmente dicen sus libros sobre el IVA, el ICA y las autorretenciones. También es muy frecuente meter las patas calculando las ganancias por venta de activos o confundirse con la diferencia en cambio. Otros dolores de cabeza incluyen la liquidación incorrecta del impuesto mínimo y olvidar los intereses por préstamos a socios.
Para no llegar en desventaja, el orden es su mejor aliado. Antes de que suene la campana del cierre, asegúrese de tener:
- Libros al día: actas y contabilidad totalmente actualizados.
- Soportes legales: contratos con impacto financiero y certificados de tradición.
- Papeles tributarios: declaraciones pagadas, RUT y RIT vigentes, y el reporte de beneficiarios finales.
- Información laboral: nómina electrónica y planillas de seguridad social.
- Proyección de renta: compare con el año anterior para anticipar el golpe financiero.
“Una empresa que no tiene su información organizada llega al cierre en desventaja. El orden documental es el primer escudo contra sanciones futuras”, explica Sandra Arias Directora de Contabilidad de Optimal Solutions.
El reloj empieza a correr desde enero con la revisión del IVA e ICA y el pago de intereses de cesantías. Entre marzo y mayo, la agenda se aprieta con la renovación de la matrícula mercantil, la información exógena y la renta de empresas. No cumplir con estas fechas puede descuadrarle la liquidez por multas millonarias.
Para dormir tranquilo, la recomendación de los expertos es realizar un pre-cierre contable, apoyarse en tecnología como software en la nube o robots de cumplimiento y, sobre todo, no tratar de hacerlo todo solo: busque asesoría especializada
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